Les essentiels entreprise
Chère entreprise adhérente, cette page a été créée pour vous simplifier la vie ! Retrouvez en quelques clics, toutes vos informations utiles et pratiques sur la gestion de votre contrat santé et de vos salariés, les réponses à vos questions les plus fréquentes… Bonne lecture !
Selon les dispositions de votre convention collective et/ou celles déterminées par l’acte fondateur ayant instauré votre régime frais de santé, certaines informations présentées sur cette page peuvent différer.
1 - Votre espace entreprise
Grâce à votre espace entreprise en ligne, 100% sécurisé, gagnez du temps en effectuant vos démarches en toute autonomie 24h/24 et 7j/7.
Pour créer votre espace, rien de plus simple :
- Rendez-vous sur portail-entreprise.aesio.fr
- Munissez-vous de votre n° SIREN
- Cliquez sur "Créer un compte"
La validation de la demande de création de votre espace entreprise peut se faire, soit par signature électronique et dans ce cas l’activation est instantanée, soit par signature manuscrite et l’activation sera opérationnelle 48h après l’envoi de la demande signée.
Vous pouvez ainsi :
Agir sur votre contrat
- Détails des cotisations
- Données administratives
- Bordereau d’appels de cotisations
- ...
Gérer Vos salariés et leurs bénéficiaires
- Mouvements de salariés
- Ajout d’un ayant droit
- Changements de situation
- …
Simplifier VOS DÉMARCHES
- Consulter le contrat santé
- Modifier les informations de votre entreprise
- Contacter la mutuelle
- …
A lire attentivement !
Lors de la création de votre espace entreprise vous devez définir le signataire et l’administrateur principal.
- Le signataire doit être le représentant légal et reconnu par AÉSIO mutuelle comme la personne ayant signé le contrat santé.
- L’administrateur principal peut être la même personne que le signataire. L’administrateur principal a le pouvoir de :
- Définir un administrateur secondaire.
- Créer des habilitations pour ses collaborateurs au niveau de chaque établissement.
- Donner accès à un expert-comptable.
Il doit donc impérativement être interne à l’entreprise pour sécuriser la gestion des accès.
Il est important de bien renseigner, dans l’espace entreprise, les interlocuteurs qui seront amenés à contacter AÉSIO mutuelle. En effet, dans le cadre de la réglementation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et pour assurer la sécurité des données communiquées lors des appels téléphoniques, AÉSIO mutuelle demandera le numéro du contrat collectif.
2 - Gestion de votre contrat
Vous avez mis en place un contrat collectif obligatoire au sein de votre entreprise. Vous retrouverez ci-dessous toutes les informations utiles pour une gestion optimale.
Quels sont les documents que nous allons vous communiquer ?
Tout au long de la vie de votre contrat, vous recevrez périodiquement différents bordereaux destinés à faciliter votre suivi, ainsi que celui de vos salariés.
Envoyé en début d’année, ce bordereau récapitulatif permet la vérification du personnel adhérent.
Il ne s’agit pas d’une facture mais simplement d’un document indicatif.
Ce bordereau permet de suivre régulièrement les mouvements de vos salariés impactant le contrat collectif.
Il est envoyé chaque fin de mois dès lors qu’une modification a eu lieu : entrée ou sortie d’un salarié, modification de la composition familiale ou des cotisations.
Notez qu’il ne s’agit pas d’une facture mais simplement d’un document indicatif.
Le bordereau d’appel de cotisations indique le montant total de la cotisation à acquitter sur la période (selon le fractionnement choisi).
Les modes de paiement à votre disposition sont : le prélèvement, le virement, le télérèglement ou le paiement par chèque.
Pour les salariés qui payent directement leurs options ou la part de leur ayants droit, les avis d’appels de cotisation seront directement expédiés à leur domicile.
On vous aide à décrypter le bordereau d'appel
Vous voulez modifier la garantie que vous avez souscrite pour vos salariés ?
C’est possible ! Une seule fois par an, au moment de l’échéance du contrat. Prenez contact avec votre conseiller expert avant le 31 octobre. Cette décision impactera l'acte de mise en place de votre régime (DUE, accord, référendum) et il sera nécessaire d’en informer vos salariés adhérents en leur remettant la Notice d’Information actualisée.
Vous voulez nous faire part d’un changement d’adresse ou de structure juridique ?
Vos données administratives (raison sociale, adresse, modalité de paiement, CCN / NAF...) peuvent être modifiées à tout moment. Pour cela 2 possibilités s'offrent à vous :
- via votre espace entreprise (onglet «Entreprise», puis dans la liste «Actions» cliquez sur «Modification des informations»).
- par email à relation.entreprises@aesio.fr.
Les modifications ci-dessous doivent être communiquées au plus tôt à AÉSIO mutuelle.
Le changement de représentant légal
Le changement de numéro d’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés
Les modifications juridiques de votre entreprise
Fusion absorption, transmission universelle du patrimoine de redressement ou liquidation judiciaire, procédure de sauvegarde, cession (le maintien ou la résiliation du contrat collectif est alors soumis aux dispositions réglementaires applicables).
Vous souhaitez simplifier vos démarches administratives?
La DSN (déclaration sociale nominative) vise à simplifier les formalités administratives des employeurs en remplaçant les différentes déclarations sociales existantes par une déclaration unique. Tous les employeurs du secteur privé qui rémunèrent des salariés doivent remplir une DSN. C'est une déclaration en ligne produite tous les mois à partir de la fiche de paie. Vous y inscrivez les informations concernant chacun de vos salariés. Elle sert à payer vos cotisations sociales et à transmettre les données sur vos salariés aux organismes sociaux (Pôle emploi, Caisse primaire d'assurance maladie, Urssaf, mutuelle etc.).
La DSN représente une sécurisation des démarches, avec des données à ne communiquer qu’une seule fois et une mise à jour plus rapide des prestations sociales. Les salariés sont vite et facilement indemnisés en cas de maladie, fin de contrat… et la portabilité des droits est facilitée.
Vous n’êtes pas inscrit à la DSN ? Inscrivez-vous sur le site NET.ENTREPRISE en suivant notre « pas à pas » Comment s’inscrire à la DSN ?
« Grâce à la DSN, nous n'avons plus qu'une seule déclaration à faire, une fois par mois, pour remplir et transmettre l'ensemble des déclarations sociales et fiscales. C'est un réel gain de temps ! »
Bon à savoir
Les services DSN proposés par AÉSIO mutuelle sont :
• Le télérèglement : découvrez comment passer au télérèglement
• La résiliation du contrat de complémentaire santé d’un salarié
3 - Gestion de vos salariés
Vous souhaitez ajouter un nouveau salarié et ses ayants droit sur le contrat santé collectif ?
Votre salarié recevra sa carte de mutuelle par voie postale sous un délai de 10 jours. Il pourra également la retrouver en version dématérialisée depuis son espace adhérent.
Savez-vous que dans certains cas, une dispense d’affiliation peut être invoquée par le salarié, lui permettant de ne pas s'affilier à la complémentaire santé collective obligatoire proposée par son entreprise ?
Découvrez les conditions qui permettent à un salarié de se dispenser de la mutuelle d'entreprise.
Solution 1: Saisir l’affiliation directement en ligne
Depuis votre espace entreprise, rendez-vous dans l’onglet «Santé». Sélectionnez «Ajout d’un salarié».
Pour affilier un salarié directement en ligne, vous devrez renseigner les informations suivantes :
• numéro de caisse de Sécurité sociale
• numéro de Sécurité sociale
• code postal, commune
• IBAN / BIC
Solution 2: Transmettre le bulletin d’affiliation signé et scanné
Depuis votre espace entreprise, rendez-vous dans la rubrique «Contacter votre mutuelle».
Pour affilier un salarié par ce biais, différents documents sont nécessaires :
• bulletin d’adhésion complété
• RIB du salarié
• attestation de sécurité sociale du salarié et de ses ayants droit
• mandat SEPA si paiement des cotisations par prélèvement.
Vous avez des modifications à apporter concernant vos salariés ?
Depuis votre espace entreprise :
• Rendez-vous dans l’onglet « Santé »
• Sélectionnez « Gestion des salariés » puis recherchez le salarié concerné
• Depuis la liste déroulante « Actions », il est possible de :
En revanche, les informations de contact et les coordonnées bancaires des salariés sont uniquement modifiables par le salarié lui-même depuis son espace adhérent personnel.
La demande d’adhésion à la garantie optionnelle peut intervenir :
• dans les 3 mois suivant l’adhésion (auquel cas elle prend effet à la même date que l’adhésion au régime obligatoire)
• tous les ans (avec une prise d’effet au 1er janvier de l’année suivante)
En cas de résiliation d’une option, il ne sera plus possible d’y souscrire ultérieurement.
L’adjonction d’ayants droit est possible à tout moment. La prise d’effet de l’adhésion se fera au 1er du mois qui suit la demande.
Pour le nouveau-né ou l’enfant adopté la prise d’effet correspond à la date de naissance ou d’adoption, si la demande est faite dans les 3 mois suivant l’évènement (sinon la prise d’effet se fera au 1er du mois qui suit la demande, comme une adjonction d’ayant droit).
Attention : tout mois entamé est dû.
Vous ne souhaitez pas faire les démarches en ligne, contactez-nous au 09 72 72 47 50
Le contrat de votre salarié est suspendu ? Quelles sont les répercussions ?
Selon les types de suspensions de contrat de travail, votre salarié percevra ou non un salaire. Si sa rémunération est maintenue, même partiellement par l'employeur ou pour son compte, par l'intermédiaire d'un tiers (indemnités journalières complémentaires financées au moins pour partie par l'employeur), sa complémentaire santé le sera également. En cas de suspension non indemnisée, sa couverture sera suspendue sauf s’il s’acquitte lui même de la cotisation.
Cliquez et découvrez nos cas pratiques pour vous accompagner.
Rupture du contrat de travail : quelles sont vos démarches et vos obligations ?
L’article L911-8 du Code de la Sécurité sociale impose à l’employeur trois obligations principales en matière de mutuelle en cas de départ du salarié :
- L’informer de son droit à portabilité. S’il remplit les conditions, il bénéficie automatiquement de la prolongation de l’assurance santé collective. Il peut toutefois la refuser expressément.
- Avertir l’assureur de la rupture du contrat de travail et du souhait ou non du salarié de profiter de la portabilité de ses droits.
- Mentionner les droits à portabilité des garanties santé dans le certificat de travail remis au salarié.
Vous pouvez signaler les départs de votre personnel à AÉSIO mutuelle de deux manières différentes : en utilisant la DSN ou en accédant à votre espace entreprise.
Votre salarié quitte l'entreprise, bénéficie-t-il du maintien de sa garantie ?
Portabilité et loi Évin, nous vous éclairons sur les conditions et procédures à suivre pour que vos salariés puissent bénéficier du maintien de leur garantie après leur départ de l’entreprise.
L’employeur doit en aviser AÉSIO mutuelle dans un délai de trente jours suivant la
cessation du contrat de travail.
Les anciens salariés qui peuvent prétendre au maintien en loi Évin sont les anciens salariés qui bénéficient : d'une pension de retraite, d'une rente d'incapacité ou d'invalidité, ou, s'ils sont privés d'emploi ou d'un revenu de remplacement.
4 - Vos services et avantages
Accompagnement en cas de crise
Intervention d’un psychologue sur site en cas d’agression ou de suicide d’un salarié, d’accident du travail ou pour tout événement traumatisant survenu sur le lieu de travail.
L’accompagnement prévention d’AÉSIO mutuelle en santé au travail
Pour accompagner les décideurs dans leurs obligations légales en matière de santé au travail, dans la prévention des risques professionnels et ainsi la préservation du capital santé de leurs collaborateurs, AÉSIO mutuelle propose aux chefs d'entreprise qui lui font confiance une offre de prévention à 3 niveaux, complémentaires et indépendants.
5 - Vos offres complémentaires
À la recherche d'une protection élargie ?
Découvrez toutes nos solutions :
- Nos offres de prévoyance en entreprise EN SAVOIR PLUS
- Nos dispositifs PEE (Plan d’Epargne Entreprise) et PERCOL (Plan d’Epargne Retraite Collectif) EN SAVOIR PLUS
- Notre contrat aux Indemnités de Fin de Carrière (IFC) EN SAVOIR PLUS
- Notre Plan Épargne Retraite Obligatoire EN SAVOIR PLUS
- Nos solutions pour vos salariés EN SAVOIR PLUS
6 - Vos points de contact
Ces accès sont spécifiquement réservés à l’interlocuteur dédié de votre entreprise. Ils ne doivent pas être communiqués à vos salariés qui conservent leurs points de contact habituels (agence de proximité, espace adhérent). Pour mettre à jour la liste des interlocuteurs de votre entreprise, rendez-vous sur votre espace entreprise : Onglet « Mon profil » et cliquez sur « Gestion des habilitations ». Dans le cadre de la réglementation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et pour assurer la sécurité des données communiquées lors des appels téléphoniques, AÉSIO mutuelle demandera le numéro du contrat collectif.